База ведётся по формализованной workflow-политике с двумя циклами ревизий
(квартальный и годовой). Это обеспечивает воспроизводимость НИР и предотвращает
деградацию структуры данных.
Принципы и регламент
- Циклы ревизий — малая (квартальная)
- Раз в квартал: добавление новых статей по приоритетным Q-фильтрам (см. Roadmap); проверка статусов «Черновик» и «На проверке»; обновление Statistics. Без пересмотра словарей и Query_definitions.
- Циклы ревизий — большая (годовая)
- Раз в год: дедупликация (по DOI и (фамилия+год+заголовок)); пересмотр словарей Dictionaries (добавление новых значений subtopic, diagnostic_category и т.д.); обновление Query_definitions при изменении фильтров; пересмотр Targets; обновление Roadmap; экспорт «среза» базы на дату для архивной фиксации.
- Workflow статуса записи
- Черновик (только добавлена, не проверена) → На проверке (передана проверяющему; reviewer_initials не заполнено) → Проверено (reviewer_initials заполнены, дата в last_updated) → Архив (запись снята с активного использования; НЕ удаляется).
- Связи между листами
- Records.record_id ↔ Authors.record_id (1:N); Records.source_id ↔ Sources.source_id (1:1); Records.record_id ↔ Query_Index.record_id (1:1). При удалении записи — обязательно удалить связанные строки в Authors, Sources, Query_Index, иначе будут «осиротевшие» строки.
- Шаблон записи в Changelog — добавление
- Пример: «2026-06-30 | В.А.Ч | Добавление | +15 РКИ по онкопсихологии 2024–2026 (Q-001, Q-005); обновлены теги CALM/MCP/FCR; источник: PubMed поиск».
- Шаблон записи в Changelog — дедупликация
- Пример: «2026-12-31 | В.А.Ч | Дедупликация | Годовая ревизия, удалены 8 дубликатов (новые после квартальных добавлений); пересмотрены query_ids у MP-0123, MP-0145».
- Шаблон записи в Changelog — обновление словарей
- Пример: «2026-12-31 | В.А.Ч | Обновление словарей | +3 значения в Dictionaries.subtopic («Психология эндометриоза», «Психология СРК», «Психология ХСН»); расширена валидация».
- Шаблон записи в Changelog — изменение Query
- Пример: «2026-12-31 | В.А.Ч | Query_definitions | Q-003: ужесточён фильтр evidence_level = «Высокий» (ранее «Высокий или Умеренный»); пересмотрено вхождение записей в Query_Index».
- Что НЕ делать
- (1) НЕ менять record_id уже существующих записей — это сломает связи; (2) НЕ удалять старые записи (используйте status=«Архив»); (3) НЕ переименовывать листы и Excel Tables (tblRecords, tblAuthors, tblSources, tblQueryIndex, tblChangelog) — формулы Statistics завязаны на эти имена; (4) НЕ сохранять в формате .xls (потеря Tables и валидации).
- Резервирование
- Перед каждой большой ревизией — копия файла с датой в имени (например, «Медицинская_психология_БД_v2_2026-12-30_backup.xlsx»). Хранить ≥3 последних бэкапа.
- Регулярный мониторинг
- Ежемесячно: на листе Statistics проверять блок «Индексация» и «По area_code» — соответствует ли распределение Целям (Targets); фиксировать «дыры» в Changelog.
- Привязка к НИР (project_tag)
- При работе над конкретной монографией / обзором / методическими рекомендациями — проставлять project_tag у используемых записей. Это позволит в любой момент построить «срез» базы по конкретному проекту через фильтр Records.project_tag.
- Привязка к экспертизе (case_ref)
- При работе по конкретному судебному делу — проставлять case_ref у использованных литературных источников (методическое обеспечение заключения). Формат — обезличенный («КЕЙС-2026-007»), без идентифицирующих данных.
Workflow статуса записи
- Черновик — запись добавлена, не проверена
- На проверке — передана проверяющему,
reviewer_initialsещё пуст - Проверено —
reviewer_initialsзаполнен, дата вlast_updated - Архив — снята с активного использования (НЕ удаляется)
